Selbstverwaltung oder Hausverwaltung? So treffen Sie die richtige Entscheidung

Experte: Martin Kaßler, Geschäftsführer Verband der Immobilienverwalter Deutschland VDIV

Expertin: Dr. Sandra von Möller, Vorständin des Verbraucherschutzverband Wohnen im Eigentum

Die Selbstverwaltung als Option: Kleine Eigentümergemeinschaften haben es schwer, eine Hausverwaltung zu finden.

Laut dem Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV ) gibt es hierzulande rund 9,3 Millionen Eigentumswohnungen, verteilt auf 1,8 Millionen Wohngebäude. Rund 62 Prozent der Gebäude fallen in die Größenkategorie drei bis zwölf Einheiten. „Die Verwaltung dieser kleinen Mehrfamilienhäuser wird zunehmend schwieriger, da immer mehr Wohnungseigentümer­gemeinschaften aufgrund des Fachkräftemangels keine treuhänderische Immobilienverwaltung finden“, sagt Martin Kaßler, Geschäftsführer vom VDIV. Die Folge seien verwalterlose Gemeinschaften. „Schätzungen gehen davon aus, dass etwa 300.000 Wohnungen von Eigentümern selbst verwaltet werden“, so der Branchenkenner.

Klassische Hausverwaltung oder Selbstverwaltung?

• Finanzen: Wirtschaftspläne erstellen, Buchhaltung, Nebenkostenabrechnungen, Rücklagen verwalten.
• Technisches Management: Wartungen, Reparaturen, Sanierungen, Verkehrssicherungspflichten (zum Beispiel TÜV, Brandschutz).
• Rechtliches: Verträge prüfen, Behördenangelegenheiten klären, Klagen bei Zahlungsrückständen.
• Organisation: Eigentümerversammlungen planen und leiten, Kommunikation mit Eigentümern und Mietern.

Dennoch bietet eine professionelle und personell gut ausgestattete Hausverwaltung einige Vorteile für Wohnungseigentümergemeinschaften.

• Fachwissen und Erfahrung: Professionelle Hausverwaltungen verfügen über viel Know-how in Immobilienrecht, Buchhaltung und technischen Fragen. Sie lassen sich regelmäßig schulen und können auf Gesetzesänderungen und neue Anforderungen oft besser reagieren.
• Zeitersparnis: Alle administrativen Aufgaben werden ausgelagert, was besonders für Eigentümer mit mehreren Immobilien vorteilhaft ist.
• Haftung: Die Hausverwaltung haftet für viele Fehler, zum Beispiel bei fehlerhaften Abrechnungen oder Vertragsverletzungen.
• Netzwerk: Da lokale Hausverwaltungen in der Regel mehrere WEGs in der Stadt oder Region betreuen, verfügen sie über ein großes Netzwerk an Handwerkern und Fachfirmen, auf das sie schnell zurückgreifen können.
• Neutralität: Durch die externe Rolle des Verwalters tritt er in der Eigentümergemeinschaft neutral auf und kann Konflikte besser ansprechen und lösen.

Hausverwaltung oder selbst verwalten? Die Kosten für die Hausverwaltung können auf die Mieter nicht umgelegt werden. Bei kleinen Wohnungen sinkt die Rendite erheblich durch hohe Hausverwaltungskosten.

Externe Hausverwaltungen werden pro Wohneinheit bezahlt und diese Pauschale steigt, je weniger Wohneinheiten die Eigentümergemeinschaft besitzt. Die monatlichen Verwaltungskosten können je nach Anbieter, Region und Größe der Immobilie erheblich sein, insbesondere bei steigenden Energie- und Betriebskosten. Der Verband der Immobilienverwalter Deutschland stellt in seinem Branchenbarometer 2024 fest, dass Verwalter etwa zehn Prozent mehr für neue Objekte verlangen und etwa 13 Prozent für eine WEG im Bestand. Wird die Mietverwaltung übernommen, stiegen die Sätze zuletzt um 19 Prozent. In Großstädten und Ballungsräumen liegen die Kosten für eine Hausverwaltung von bis zu zehn Einheiten mittlerweile bei circa 40 Euro brutto pro Einheit und Monat. Insbesondere für kleine Wohneinheiten mit geringer Miete reduzieren die Verwaltungskosten die Rendite merkbar. Hausverwaltungskosten dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden.

Eine WEG bindet sich in der Regel für mindestens zwei Jahre an eine Hausverwaltung. In der Hoffnung, dass diese sich gut um die Belange und die Verwaltung kümmert. Sollte dies nicht der Fall sein, zahlt man zunächst weiter. So lange, bis die WEG die Hausverwaltung per Beschluss abberuft oder eine vorzeitige Kündigung gerichtlich erwirkt. Bis dahin liegt die Verwaltung einschließlich aller Hausgelder und Rücklagen in den Händen des Unternehmens. Eine Veruntreuung von Rücklagen – wie im Fall der Consigma Hausverwaltungsgruppe – kann zu erheblichen Schäden führen.

Ein Großteil der Arbeit des Hausverwalters findet außerhalb der WEG statt. Zudem haben meist nur wenige Eigentümer – in der Regel nur der Beirat – direkten Kontakt zum Verwalter. Dies führt dazu, dass das Handeln des externen Verwalters für die meisten Eigentümer intransparent ist. Mangelnde Kommunikation kann zudem zu Unzufriedenheit führen.

„Kleinere Eigentümergemeinschaften müssen sich darauf einstellen, nur noch schwer eine professionelle Verwaltung zu finden, da 43 Prozent der im VDIV-Branchenbarometer 2024 befragten WEG-Verwaltungen eine Mindestgröße eingeführt haben, unter der sie keine Verwaltungsmandate annehmen“, sagt Martin Kaßler. Diese liege mit einem Viertel der Nennungen am häufigsten bei 10 Einheiten. Hauptgrund für die Ablehnung von Mandaten sei zu 63 Prozent fehlendes Personal, aber auch die fehlende Bereitschaft von Eigentümern, die Immobilienverwaltung angemessen zu honorieren. „Oft ist der Aufwand für eine Verwaltung bei kleinen Gemeinschaften ähnlich hoch wie bei größeren Gemeinschaften“, erzählt er.

Bei einem internen Verwalter handelt es sich um einen Wohnungseigentümer, der die Eigentümergemeinschaft verwaltet und vertritt. Hierfür ist per Beschluss die Zustimmung aller Eigentümer erforderlich.

Ratsam ist der Abschluss eines Vertrags. „Dieser bestimmt verbindliche Rechte und Pflichten und dient der rechtlichen Absicherung sowohl der übrigen Eigentümer als auch des – ehrenamtlich oder gegen eine Aufwandsentschädigung tätigen – internen Verwalters“, erklärt Dr. Sandra von Möller, Vorständin des Verbraucherschutzverbands Wohnen im Eigentum .

Eine gewerbliche Tätigkeit eines internen Verwalters liegt vor, wenn dieser regelmäßig und selbstständig gegen Vergütung tätig ist. Er benötigt in diesem Fall eine Erlaubnis.

• Gewerbliche Verwalter benötigen seit dem 1. August 2018 eine behördliche Erlaubnis gemäß Paragraph 34c Absatz 1 Nummer 4 Gewerbeordnung (GewO ).
• Sie sind verpflichtet, sich innerhalb von drei Kalenderjahren mindestens 20 Stunden weiterzubilden (Absatz 2a GewO).

Nach Paragraph 19 Absatz 2 Nummer 6 Wohnungseigentumsgesetz (WEG ) können kleinere Mehrfamilienhäuser unter bestimmten Voraussetzungen auf einen zertifizierten Verwalter verzichten.

• Die Wohnanlage besteht aus weniger als neun Eigentumswohnungen.
• Ein Wohnungseigentümer wird als interner Verwalter bestellt.
• Weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters.

Wird der interne Verwalter ehrenamtlich tätig und erhält keine oder nur eine geringe Aufwandsentschädigung, ist eine behördliche Erlaubnis nicht erforderlich.

Bei einer „echten“ Selbstverwaltung verwalten die Eigentümer ihr Gemeinschaftseigentum zusammen. Die WEG wird demnach von allen Miteigentümern gemeinschaftlich vertreten. „Das heißt, es müssen jeweils alle Miteigentümer unterschreiben, wenn zum Beispiel Verträge mit Kreditinstituten, Handwerkern und sonstigen Dienstleistern abgeschlossen werden sollen – es sei denn, die WEG hat einen Geschäftsverteilungsplan vereinbart, der einzelnen Eigentümern bestimmte Aufgabenbereiche zuteilt“, so von Möller.

Es fallen keine teuren Verwalterhonorare an. Dieser Ersparnis sollten mögliche Aufwendungen für den internen Verwalter oder für Buchhaltungssoftware sowie für die Beauftragung externer Dienstleister, zum Beispiel für die Erstellung der Jahresabrechnung oder für Rechtsberatung gegenübergestellt werden.

Großer Vorteil der Selbstverwaltung: Eigentümer haben ein Interesse an kostengünstigen Lösungen. Die pauschal bezahlte Hausverwaltung kann sich nur durch Minimierung des Aufwands optimieren.

In vielen Fällen ist die Kostenersparnis durch kostenbewusstes Handeln der Selbstverwaltung nicht zu unterschätzen. Eine Hausverwaltung wird pauschal nach Wohneinheiten bezahlt. Die Motivation vieler Hausverwaltungen besteht in der Minimierung des eigenen Aufwands. Die Selbstverwaltung hingegen hat beispielsweise bei Reparaturen und Instandhaltung ein eigenes Interesse an einer kostensparenden, schnellen und qualitativ hochwertigen Erledigungen der Maßnahmen.

Die Eigentümer entscheiden eigenständig über die Belange der Immobilie und haben jederzeit Einsicht in die Finanzen.

„Die große Chance der Selbstverwaltung besteht darin, dass die Wohnungseigentümer ihr Eigentum, das sie selbst am besten kennen, nach ihren Vorstellungen unabhängig vom Zeitfenster einer externen Verwaltung gestalten können“, sagt von Möller. Dadurch ließe sich häufig Zeit sparen. Es gibt kurze Entscheidungswege und schnelle Lösungen.

Die Verwaltung wird individuell an die Bedürfnisse der Gemeinschaft angepasst. Im Gegensatz zu einem externen Verwalter wohnt der interne Verwalter oft mit im Haus. Dadurch ist er für die anderen Eigentümer leichter erreichbar. Missstände können so schneller besprochen und behoben werden.

Das Wohnungseigentumsgesetz umfasst viele Regeln, die es einzuhalten gilt. Die Aufgaben sind zum Teil komplex: Jahresabrechnung, Beschlüsse vorbereiten und umsetzen, Sanierungen. „Das wird häufig unterschätzt“, berichtet von Möller.

Nicht jeder Eigentümer ist mit Buchhaltung, Mietrecht oder haustechnischen Anforderungen vertraut, was zu Fehlern führen kann. Um sie zu vermeiden, sind externe Berater notwendig.

Die Verwaltung erfordert regelmäßiges Engagement und nimmt viel Zeit in Anspruch. Wer das Amt übernimmt, muss den nötigen Freiraum sicherstellen.

Im Gegensatz zu einer externen Hausverwaltung verfügen WEGs in Selbstverwaltung zu Beginn über kein Netzwerk zu Handwerkern und anderen Fachfirmen. Daher kann es zu längeren Wartezeiten bei der Terminvergabe kommen.

Fehler in Abrechnungen, Verträgen oder bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften können teuer werden. Der interne Verwalter oder einzelne Eigentümer stehen hierfür ein.

Der interne Verwalter haftet für die Ergebnisse seines Handelns. „Die WEG kann Regressansprüche gegen ihn geltend machen, was zu einer persönlichen Haftung führt“, sagt von Möller. Ein Risiko, das auch bei einem externen Verwalter besteht.

Und der „echten“ Selbstverwaltung: Alle Miteigentümer müssen unterschreiben, wenn Verträge mit Banken, Handwerkern oder Dienstleistern geschlossen werden. Das kann mühsam und langwierig sein – oder unmöglich, wenn jemand nicht verfügbar ist. „Handeln dann nur die übrigen Miteigentümer für die WEG, sind sie „Vertreter ohne Vertretungsmacht“ – und das kann zu einer persönlichen Haftung führen“, so die Expertin. Sie empfiehlt Eigentümern einer selbstverwaltenden WEG sich umfassend zu informieren und weiterzubilden. Ihr Verband bietet zur Selbstverwaltung unter anderem Schulungen an.

Ein Geschäftsverteilungsplan legt fest, welche Eigentümer welche Aufgaben übernehmen und regelt die Vertretungsbefugnis. „Das dient der Transparenz, beugt Konflikten vor und verringert das Haftungsrisiko“, sagt sie. Ein Geschäftsverteilungsplan muss von allen Eigentümern gemeinsam beschlossen werden. Er sollte schriftlich festgehalten und unterschrieben werden. Damit erhält jeder zuständige Eigentümer die Vollmacht, in seinem Bereich Verträge und Rechtsgeschäfte für die WEG abzuschließen, etwa mit Handwerkern oder Banken.

Der Verband Wohnen im Eigentum bietet eine Checkliste an, mit der Sie prüfen können, ob Ihre WEG für die Selbstverwaltung geeignet ist.

Download PDF-Checkliste: Selbstverwaltung 

Digitale Plattformen wie casavi, ImmoSelf oder WISO Hausverwalter bieten hybride Modelle an. Sie automatisieren viele Verwaltungsaufgaben und helfen, Zeit zu sparen.

Funktionen

• automatisierte Nebenkostenabrechnung
• Cloudbasierte Dokumentenverwaltung
• Erinnerungen an Wartungstermine
• Tools für digitale Eigentümerversammlungen

Matera ist eine Software, die Unterstützung bei der Selbstverwaltung, Hausverwaltung oder Mietverwaltung anbietet. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis muss geprüft werden.

Der Mangel an Hausverwaltungen für kleinere WEGs treibt neue Anbieter auf den Markt, wie zum Beispiel Matera. Das ursprünglich französische Proptech-Start-up hat mittlerweile auch eine Niederlassung in Berlin und beschäftigt bundesweit Außendienstmitarbeiter. Matera bietet eine Online-Plattform mit WEG-Software an, die gegen eine monatliche Gebühr entweder zur Selbstverwaltung genutzt oder durch einen regionalen WEG-Verwalter ergänzt werden kann. In beiden Fällen stehen laut Matera WEG-Experten telefonisch oder schriftlich bereit, die bei buchhalterischen, rechtlichen und baulichen Fragen unterstützen. „Matera ist mittlerweile auch eine gewerbliche Immobilienverwaltung und keine reine Plattform mehr“, so Martin Kaßler vom Verband der Immobilienverwalter. Sie benötigen in der Regel trotz aller digitaler Plattformen regionale Ansprechpartner, beispielsweise bei der Beauftragung von Handwerkern oder der Begehung des Objektes. Das werde immer so sein, meint er.

Dr. Sandra von Möller hält Unterstützungsangebote für die Selbstverwaltung für sinnvoll, wenn Eigentümer nicht das Know-how oder die Zeit haben, um alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten selbst wahrnehmen zu können. Wichtig sei jedoch, Umfang und Kosten genau zu prüfen. Diese könnten ähnlich hoch sein wie bei einer externen Verwaltung.

„WEGs, die sich selbst verwalten und einen Dienstleister mit bestimmten Aufgaben beauftragen, müssen zudem wissen, dass dieser nicht der Verwalter ist, auch nicht für die beauftragten Teildienstleistungen“, sagt sie. Es gibt keinen „Teilverwalter“. Das sei in Haftungsfragen wichtig.

Auch das WEG-Konto spielt eine Rolle. „Will ein Dienstleister einen Kontenwechsel, sollte man dies unbedingt hinterfragen, warum“, rät Sie.

• Wo liegen die WEG-Konten, und wer hat Zugriff?
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